POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA SOCIEDAD PROMTADX S.A.S.

PREÁMBULO

Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de PROMTADX S.A.S., siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por PROMTADX S.A.S. se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue. Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la referida Ley, PROMTADX S.A.S. adopta esta Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales, en la cual se encuentran todas las medidas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

INTRODUCCIÓN

PROMTADX S.A.S., la sociedad tendrá como objeto principal las actividades que a continuación se detallan, pero en desarrollo del mismo, podrá la sociedad ejecutar todos los actos o contratos que fueren convenientes o necesarios para el cabal cumplimiento de su objeto social y que tengan relación directa con el objeto mencionado. El objeto social que desarrolla la sociedad es: Prestación de servicios diagnósticos complementarios a especialistas en el área de la Medicina, tales como imágenes diagnósticas que ayuden al tratamiento médico impartido por los especialistas en el área de la medicina; La prestación de servicios de salud en los ámbitos de médicos, odontológicos generales o especializados, médicos generales o especializados ambulatorios; 5. El desarrollo o la promoción de campañas educativas preventivas o promocionales de la salud o bienestar relacionadas con el objeto social de la compañía, ayudas diagnósticas, centros terapéuticos o de tratamiento, y en general que promuevan diagnóstico, promoción, prevención, tratamiento, recuperación, cuidado y bienestar integral de la salud. PROMTADX S.A.S. ha decidido adoptar la presente Política, la cual establece las condiciones de la organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de su actividad tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder, o suprimir. Lo anterior, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la Protección de Datos personales en Colombia. PROMTADX S.A.S. es responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados la presente Política que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. Los datos obtenidos, administrados o tratados por PROMTADX S.A.S., son de naturaleza mixta: pública y privada debido a que su obtención y tratamiento se realiza por mandato legal o en cumplimiento a las actividades señaladas en la descripción de su objeto social. PROMTADX S.A.S, respectivamente; tiene su domicilio en el municipio de Medellín Calle 7 No. 39 – 197 local 1610, Correo electrónico: [email protected] teléfono: 300 6571756 sitio web: https://promtadx.com/.

CAPITULO I. GENERALIDADES

– ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las políticas y procedimientos consagrados en esta Política se aplicarán a PROMTADX S.A.S. Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier servicio o línea de negocio de la empresa. PROMTADX S.A.S. quien se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

– DEFINICIONES

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  5. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
  6. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  7. Dato Semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
  8. Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  9. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
  10. Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y Datos Personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de Datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la Ley y demás normatividad aplicable.
  11. Oficial de Protección de Datos Personales: Es la persona física que estará encargada de la custodia de las bases de datos existentes en PROMTADX S.A.S.
  12. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
  13. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
  14. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  15. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
  16. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1.3 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PROMTADX S.A.S. aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

  1. Acceso y circulación restringida. Se garantiza que será limitado el acceso a la información a los datos dependiendo de la naturaleza de los mismos.
  2. Confidencialidad: Se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza de los mismos. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.
  3. Finalidad: Todos los datos personales recolectados por PROMTADX S.A.S. responderán a un propósito legítimo y legal previamente informado al titular de los datos recolectados de forma oportuna y en cumplimiento de las normas que regulan la materia.
  4. Legalidad: fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.
  5. Libertad: PROMTADX S.A.S. garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.
  6. Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. Transparencia PROMTADX S.A.S., garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada conforme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
  8. Veracidad o Calidad: información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Política, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas provistas por la ley.

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.

– Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio del objeto social y las actividades realizadas en las diferentes líneas de negocio de PROMTADX S.A.S. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de base de datos, deberán suscribir un documento adicional u otro sí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

– Principio de finalidad

El tratamiento de datos personales que la empresa PROMTADX S.A.S. realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

– Principio de legalidad

El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

– Principio de libertad

PROMTADX S.A.S., puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que, si bien no estén contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas y para la investigación). En los demás casos, PROMTADX S.A.S. deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

– Principio de seguridad

PROMTADX S.A.S., como responsable y/o encargado del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

– Principio de transparencia

PROMTADX S.A.S. garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen y que estén almacenados en sus bases de datos, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

– Principio de veracidad o calidad

PROMTADX S.A.S., garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a los provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.

La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad PROMTADX S.A.S. frente a su calidad.

CAPITULO II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

2.1 TRATAMIENTO

2.1.1 Datos Públicos

PROMTADX S.A.S., advierte que trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, documentos públicos, resoluciones administrativas, sentencias judiciales ejecutoriadas no sometidas a reserva legal. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.

2.1.2 Datos sensibles

PROMTADX S.A.S. restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable para la prestación oportuna y eficaz del servicio jurídico, así mismo, solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento para efecto diferentes a la prestación del servicio.

PROMTADX S.A.S. utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

  1. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
  3. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o administrativo confiado a la firma.

En adición a lo anterior, PROMTADX S.A.S. cumple con las siguientes obligaciones:

  1. Informar al titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento.
  2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos son objeto de Tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
  3. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles, salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo, tales como la defensa de sus intereses ante las autoridades administrativas o judiciales.

Así mismo, PROMTADX S.A.S. se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

  1. Cuando el titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
  2. Cuando por ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.
  3. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
  4. El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o administrativo.

2.1.3 Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
  3. Cundo se cuenta con autorización previa y expresa de su Representante.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la presente Política de Tratamiento y en lo establecido en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan dichas disposiciones.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan dichas disposiciones.

De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de niños, niñas y adolescentes deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de niños, niñas y adolescentes deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

CAPITULO III. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

PROMTADX S.A.S. reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos:

  1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PROMTADX S.A.S., en su condición de responsable del Tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a PROMTADX S.A.S., salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
  3. Recibir información por parte de PROMTADX S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
  5. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales.
  6. Tener conocimiento y acceder en formar gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

CAPITULO IV. DEBERES DE PROMTADX S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

PROMTADX S.A.S. tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refiere y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, PROMTADX S.A.S., hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

PROMTADX S.A.S. atenderá los deberes previstos para los responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten modifiquen, adicionen o sustituyan a saber:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política y en los términos de Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.
  11. Indicar un procedimiento claro, eficaz y gratuito para la atención de consultas y reclamos de los titulares de los datos recolectados por PROMTADX S.A.S.;
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

PROMTADX S.A.S. garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase de tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones con PROMTADX S.A.S.

El incumplimiento del deber del secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la legislación vigente.

4.2. Deberes cuando actúa como responsable:

(i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

4.3. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales.

Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del

derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar Oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.4. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado:

(i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

4.5. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

(i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPITULO V. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

5.1 GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, PROMTADX S.A.S. solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado co

ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otro sí, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. PROMTADX S.A.S. informará al titular de los datos lo siguiente:

  1. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
  2. Los derechos que le asisten como titular.
  3. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el responsable o Encargado del tratamiento.

5.1.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por PROMTADX S.A.S. y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

5.1.2 Prueba de la autorización

PROMTADX S.A.S. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

5.1.3 Casos en que no se requiere la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

5.2 DEL DERECHO DE LOS TITULARES

PROMTADX S.A.S. garantizará el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que corresponden a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.
Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Respecto al derecho de acceso a los datos personales contenidos en los registros públicos. Este se regirá por lo establecido en el Código de Comercio, el Decreto 898 de 2002 y las demás normas que regulan esta materia.

5.2.1 Del derecho de consulta

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de PROMTADX S.A.S. En consecuencia, PROMTADX S.A.S. garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrados a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de PROMTADX S.A.S. establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, PROMTADX S.A.S. garantiza:

  1. Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad;
  2. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

5.2.2 Del derecho a reclamar

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Oficial de Protección de Datos Personales de PROMTADX S.A.S. El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

5.2.3 Del derecho a la rectificación y actualización de datos

PROMTADX S.A.S. se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Al respecto PROMTADX S.A.S. tendrá en cuenta lo siguiente:

  1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
  2. PROMTADX S.A.S. podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas de PROMTADX S.A.S.

5.2.4 Del derecho a la supresión de datos

El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a PROMTADX S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales, teniendo en cuenta los siguientes supuestos:

  1. Que los mismo no estén siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente sobre Protección de Datos Personales.
  2. Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recogidos.

Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los archivos, bases de datos o tratamiento realizados por PROMTADX S.A.S.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y PROMTADX S.A.S. como el responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio de este cuando:

  1. El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  4. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tiene como finalidad su publicación.

5.2.5 Del derecho a revocar la autorización

Todo titular de datos personales que corresponda a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento otorgado para el tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, PROMTADX S.A.S., ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento.

En los casos en los que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

  1. Total: sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que PROMTADX S.A.S. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
  2. Parcial: sobre ciertas finalidades consentidas, en este caso PROMTADX S.A.S. deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo PROMTADX S.A.S. y con los que el titular está de acuerdo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y PROMTADX S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio de este cuando:

  1. El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  4. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

5.2.6 Protección de datos en los contratos

En los contratos laborales, PROMTADX S.A.S. ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales PROMTADX S.A.S. tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se menciona la presente Política y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiere de datos personales, PROMTADX S.A.S. le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definidos en el numeral 2ºdel artículo 3º del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y los contenidos en los registros públicos.
Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por PROMTADX S.A.S. y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.
Por su parte, PROMTADX S.A.S. al momento de recibir datos de terceros y Encargados del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentren vigentes y que el contenido de la finalidad éste relacionado con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

5.2.7 Reglas generales aplicables

PROMTADX S.A.S. ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de niños, niñas y adolescentes, como es el cuidado de las bases de datos, ficheros electrónicos e información personal.

  1. PROMTADX S.A.S. obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieren para el desarrollo de su objeto, para cumplir con los deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.
  2. PROMTADX S.A.S. utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.
  3. Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y en general, a los de todas aquellas personas naturales con las que PROMTADX S.A.S. se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.
  4. PROMTADX S.A.S. obtendrá y utilizara datos personales siempre que se encuentre facultado para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se lo deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien por que el titular del dato lo autoriza expresamente para el efecto
  5. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales: i) PROMTADX S.A.S. informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado. ii) La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información. iii) La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.
  6. PROMTADX S.A.S. implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los Titular la información de sus Datos Personales, las finalidades para las cuales han sido tratados y el Tratamiento que se ha dado a los mismos.
  7. En los eventos en donde PROMTADX S.A.S. requiera utilizar Datos Personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su Titular y autorizada por este o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con PROMTADX S.A.S. se deberá obtener del Titular de los datos una nueva autorización.
  8. PROMTADX S.A.S. no tendrá que solicitar una nueva autorización al Titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte del Titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con PROMTADX S.A.S.
  9. PROMTADX S.A.S. ha previsto que siempre que los Datos Personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del Titular que le permita compartir la información con PROMTADX S.A.S. o estar amparado en la ley para ello.
  10. En los casos en el que PROMTADX S.A.S. contacte al Titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, entendidos estos como aquellos para cuyo Tratamiento no se requería la autorización previa del mismo, PROMTADX S.A.S. deberá contar con su autorización bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el Titular o bien por solicitar del Titular su autorización para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.
  11. En el Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, PROMTADX S.A.S. tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales niños, niñas y adolescentes sean ejercidos por un tercero, PROMTADX S.A.S. verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.
  12. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, PROMTADX S.A.S. debe informar al Titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.
  13. PROMTADX S.A.S. no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el Titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de PROMTADX S.A.S. y/o del Titular.
  14. PROMTADX S.A.S. velará porque los Datos Personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
  15. Son confidenciales los Datos Personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los colaboradores autorizados por PROMTADX S.A.S. para ello.
  16. Es responsabilidad de todos los colaboradores de PROMTADX S.A.S. velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.
  17. El deber de reserva de los colaboradores frente a los Datos Personales a los que tengan accesos se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el Tratamiento.
  18. PROMTADX S.A.S. informará a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los Datos Personales que son objeto de Tratamiento por parte de ella.
  19. PROMTADX S.A.S. conservará los archivos o bases de datos que contengan Datos Personales por el período que la normatividad vigente así lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de PROMTADX S.A.S.
  20. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los Datos Personales del Titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con esta o a aquel que sea requerido para que PROMTADX S.A.S. cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del Titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.
  21. PROMTADX S.A.S. velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan Datos Personales objeto de Tratamiento por su parte.
  22. PROMTADX S.A.S. incorporará a sus procesos los mecanismos para que los Titulares de Datos Personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como revocar la autorización que para su utilización tales Titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.
  23. Igualmente, los procedimientos aplicados por PROMTADX S.A.S. preverán la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.
  24. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los Titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. PROMTADX S.A.S. velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas y reclamos. Adicionalmente, en los procedimientos internos PROMTADX S.A.S. adoptará medidas de seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los Datos Personales , lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia; (ii) prevenir el uso, acceso o Tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de dicha información; (iii) incorporar los criterios de seguridad de los Datos Personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.
  25. Es responsabilidad de la Administración la implementación de estas políticas.

CAPITULO VI. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

6.1 GENERALIDADES

  1. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a PROMTADX S.A.S. adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
  2. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o se trate de niños, niñas y adolescentes, casos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo evento será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
  3. No se exigirá ningún valor o tasa por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos.
  4. Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, PROMTADX S.A.S. ha puesto a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.

6.2 PROCEDIMIENTOS

6.2.1 Consultas

Requisitos para la atención de Consultas.

  1. Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y el teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por PROMTADX S.A.S. [email protected], adjuntando la información anteriormente relacionada.
  3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en cualquiera de las bases de datos de PROMTADX S.A.S. adjuntando la información anteriormente relacionada.
  4. Es responsabilidad de la Administración la implementación de estas políticas.
  5. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; PROMTADX S.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:
  6. TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO TITULAR: i) Comunicación escrita. ii)Fotocopia del documento de identificación.
  7. TERCERO/ REPRESENTANTE/ APODERADO: i) Comunicación escrita. ii) Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso. iii)Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada

Términos para la atención de consultas.

Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fechade recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.4.2 Reclamos

EL Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre la Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.

El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:

  1. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos días hábiles.

Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por PROMTADX S.A.S. Al respecto, PROMTADX S.A.S. tendrá en cuenta lo siguiente:

  1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
  2. PROMTADX S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que PROMTADX S.A.S. considere pertinentes.
  3. PROMTADX S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
  4. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomara como no presentada.

El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a PROMTADX S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conformes a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  2. Hayan dejado de ser necesarias o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos de tratamiento realizados.

Requisitos para la atención de Reclamos, Rectificaciones, Actualizaciones o supresión de datos.

  1. El reclamo se formula mediante solicitud escrita dirigida a CL 147 N 61 17 y la comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación, así mismo debe venir acompañada del formato de reclamación de tratamiento de datos personales; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  2. Para ejercer este derecho por medio de correo electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la reclamación por medio de correo electrónico destinado por PROMTADX S.A.S. [email protected] adjuntando la información anteriormente relacionada.
  3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la oficina de PROMTADX S.A.S. adjuntando la información anteriormente relacionada.
  4. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; PROMTADX S.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO
TITULAR
  • Comunicación escrita.
  • Fotocopia del documento de identificación
TERCERO/ REPRESENTANTE/ APODERADO
  • Comunicación escrita.
  • Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso
  • Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.

Términos para la atención de Reclamos

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.4.3 Revocar autorización

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello PROMTADX S.A.S. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que PROMTADX S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, con esta segunda modalidad se da la revocación parcial del consentimiento, se mantiene a salvo otros fines del tratamiento que PROMTADX S.A.S., de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Requisitos para la atención de revocación de autorizaciones

  1. La comunicación sea física o electrónica debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por PROMTADX S.A.S. [email protected] Adjuntando la información anteriormente relacionada.
  3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá dictar la consulta en la oficina de PROMTADX S.A.S. adjuntando la información anteriormente relacionada.
  4. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; PROMTADX S.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO
TITULAR
  • Comunicación escrita.
  • Fotocopia del documento de identificación
TERCERO/ REPRESENTANTE/ APODERADO
  • Comunicación escrita.
  • Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso
  • Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.

Términos para la atención de Revocatorias

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPITULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE PROMTADX S.A.S.

7.1 Oficial de Protección de Datos Personales

PROMTADX S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales encarga al área de Protección de Datos Personales, o la dependencia que haga sus veces, como el Oficial de Protección de Datos Personales y en esa medida recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.
En el evento en que usted considere que PROMTADX S.A.S. dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Oficina de Protección de Datos Personales de PROMTADX S.A.S. Dirección: Calle 7 No. 39 – 197 local 1610, Correo electrónico: [email protected] teléfono: 300 6571756 sitio web: https://promtadx.com/.

7.2 Encargados

PROMTADX S.A.S. como organización, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales.
Los encargados externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que PROMTADX S.A.S. les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores, empresas de tercerización, aseguradoras etc.)

7.2.1 Encargados Externos

  1. Empresas que llevan a cabo procesos de tercerizados.
  2. Aseguradoras
  3. Proveedores
  4. Contratistas.

CAPITULO VIII. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales que son incluidos en las Bases de Datos de PROMTADX S.A.S. provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados, accionistas y/o público en general de sus diferentes líneas de negocio.
La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de Datos de PROMTADX S.A.S. o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

CLIENTES

Bases de Datos que tienen información de personas naturales y jurídicas que han adquirido productos o servicios de PROMTADX S.A.S., desde sus diferentes líneas de negocio, para su propio uso comercialización a terceros y de potenciales clientes o consumidores.

  1. Función principal Explicación
  2. Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
  3. Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre PROMTADX S.A.S. y el Titular.
  4. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  5. Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.
  6. Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.
  7. Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía.
  8. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio.
  9. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  10. Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de clientes Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios.
  11. Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios.
  12. Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante la Compañía.
  13. Proveer nuestros y productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación.
  14. Confirmar compras de productos efectuadas vía web o por cualquier otro método no tradicional.
  15. Publicidad y prospección comercial – Encuestas de opinión Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
  16. Realizar encuestas de satisfacción.
  17. Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.
  18. Publicidad y prospección comercial – Análisis de perfiles Realizar actividades de georreferenciación y estudios estadísticos.
  19. Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio.
  20. Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de cobros y pagos Gestión de facturación y cobro.
  21. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgo.
  22. Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.
  23. Finalidades varias – Fidelización de clientes Implementar programas de fidelización

GESTIÓN HUMANA

Bases de Datos que contienen información personal de los siguientes grupos de interés: empleados actuales o retirados, Pensionados y candidatos a procesos de selección, entre otros.

  1. La función principal es la Explicación.
  2. Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
  3. Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre PROMTADX S.A.S. y el Titular.
  4. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  5. Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.
  6. Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.
  7. Recursos humanos – Gestión de personal Administración de la relación laboral existente.
  8. Envío de comprobantes, reportes y certificaciones.
  9. Envío de información sobre beneficios derivados de la relación y otorgados por PROMTADX S.A.S. o por terceros con los que éste tenga convenio.
  10. Consulta en bases de datos públicas para verificación de antecedentes.
  11. Recursos humanos – Gestión de nómina Pago de salario, prestaciones sociales, beneficios extralegales y demás conceptos económicos asociados a la relación laboral.
  12. Recursos humanos – Control de horario Seguimiento a horarios de ingreso y salida de empleados.
  13. Recursos humanos – Prestaciones sociales Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, compañías aseguradoras y cajas de compensación familiar.
  14. Finalidades varias – Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones. Realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral.
  15. Recursos humanos – Formación de personal Seguimiento de asistencia a eventos, reuniones y capacitaciones.
  16. Recursos humanos – Promoción y selección de personal Envío de información sobre convocatorias laborales.
  17. Realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotécnicas, evaluaciones médicas y otro tipo de pruebas y exámenes orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.
  18. Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía.
  19. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio.
  20. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  21. Publicidad y prospección comercial – Encuestas de opinión Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
  22. Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociados con la relación laboral.
  23. Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.

PROVEEDORES

Bases de Datos que contienen información de proveedores de cualquier tipo de bienes y servicios para PROMTADX S.A.S.

  1. Función principal Explicación.
  2. Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
  3. Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre PROMTADX S.A.S. y el Titular.
  4. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  5. Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.
  6. Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.
  7. Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de proveedores Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.
  8. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
  9. Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de facturación Gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro.
  10. Finalidades varias – Prestación de servicios de certificación Emisión de certificados y comprobantes.
  11. Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía.
  12. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio.
  13. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  14. Envío de información sobre beneficios, eventos, nuevos productos y servicios, trámites, convocatorias, invitaciones a cotizar y en general información asociada a la actividad de la Compañía.
  15. Publicidad y prospección comercial – Encuestas de opinión Evaluar la calidad de la relación contractual.
  16. Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociados con la relación contractual.
  17. Preparar estudios de mercado.

ACCIONISTAS

Bases de Datos que contienen información de cada uno de los accionista pasados y presentes de la sociedad PROMTADX S.A.S.
Los datos e información de las personas naturales o jurídicas que tienen o llegaren a tener la calidad de accionistas de PROMTADX S.A.S. serán considerados información reservada por estar contenida en los libros de comercio de la sociedad, los cuales tienen el carácter de reservados por disposición legal, razón por la cual para solicitar el acceso a estos datos se deberá seguir las normas del Código de Comercio que regula la materia.
Estos datos solo serán utilizados por PROMTADX S.A.S. para las finalidades que tengan que ver con la administración y ejecución de la relación estatutaria y societaria presente por tener la calidad de accionistas.

CAPITULO IX. CONSIDERACIONES ESPECIALES

En virtud a la expedición de la Ley 2300 de 2023, PROMTADX S.A.S. a través de la presente Política de Protección de Datos Personales garantizará que los únicos canales para el contacto con sus clientes y proveedores, para fines de gestión de cartera, comerciales y de mercadeo serán los que el titular ha suministrado a través de la recolección de datos que se le ha realizado, para lo cual se tendrá previa autorización expresa en dicho sentido.
Adicionalmente PROMTADX S.A.S. informa mediante la presente Política que las actividades de gestión de cartera, comerciales y de mercadeo serán realizadas dentro del horario de lunes a viernes de 7:00 am a 7:00 pm, y sábados de 8:00 am a 3:00 pm, utilizando por semana un solo canal de contacto que previamente ha sido otorgada y autorizado, además de solo contactar una vez por día a sus clientes y proveedores, para fines de gestión de cartera, comerciales y de mercadeo.

CAPITULO X. LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA

9.1 MARCO LEGAL

  1. Constitución Política, artículo 15.
  2. Ley 1581 de 2012.
  3. Ley 1273 de 2009.
  4. Ley 1266 de 2008.
  5. Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No1377 de 2013.
  6. Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008, y C- 748 del 2011.
  7. Avisos de Privacidad. • Reglamento Interno de Trabajo.
  8. Contratos laborales.
  9. Contratos de prestación de servicios.

9.2 INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con PROMTADX S.A.S. o envíe su consulta directamente o a través de los siguientes medios de comunicación:

Calle 7 No. 39 – 197 local 1610, Correo electrónico: [email protected] teléfono: 300 6571756 sitio web: https://promtadx.com/.

9.3. VIGENCIA

La presente actualización rige a partir del 01 de diciembre de 2023
Actualizaciones de la política: PROMTADX S.A.S. podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones.